ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ NEDİR?

BIZdocs®  ile tüm süreçlerinizi evden yönetebilir belgelerinizin e-imza kanunu çerçevesinde hukuki olarak ıslak imza ile aynı geçerlilikte imzalanmasını sağlayabilirsiniz. 

Özellikle yaşanılan Covid 19 sürecinde evraklara fiziki temas ihtiyacı ortadan kaldırılarak  evrakların kurum içinde dağıtımı yapılabilir ve elektronik imzalı olarak imzalanarak diğer kurumlara elektronik ortamda transferini sağlanabilir. BIZdocs®  sayesinde kağıtsız ofise geçişi hızlandırabilirsiniz.

BIZdocs®, kurumlara doküman yönetimi süreçlerini iyileştirilmesi ve standartlaştırılması için önemli araçlar sunar. Bu araçlar önemli belge ve kayıtların zamanı geldiğinde etkin ve hızlı şekilde oluşturulmasını ve dijital arşivlenmesine olanak sağlayarak kurumlara zaman tasarrufu imkanı sunar.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi – BIZdocs® , Kurumumuzdaki belge ve bilgilerin elektronik ortama aktarılmasını ve bu bilgilerin anlık olarak yönetilmesini sağlayan bir sistemdir. Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarınız  bu sistem sayesinde standartlaşır. Kurumunuzda bulunan form ve şablonların zorunlu alanların doldurulmasını sağlayarak dokümanların kısa süre içerisinde oluşmasına hizmet eder.

Türkiye’nin en güvenilir Elektronik Belge Yönetim Sistemi BIZdocs®  kurumların belge yönetimi ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla geliştirilmiş, oluşturulan ya da taranan belgelerin dijital ortamda kullanılmasını ve yönetilmesini sağlayan bir yazılımdır. BIZdocs®  sayesinde  kişiler bir araya gelmeden evraklar oluşturulabilir ve e-imzalanabilir. Doküman Yönetim Sistemi özelliği ile tüm dokümanlarınıza her yerden ulaşabilir ve dağıtımını sağlayabilirsiniz ayrıca Arşiv Yönetim Sistemi özelliği ile de geriye yönelik tüm evrakları BIZdocs® ‘a yükleyebilir ve tüm arşivinizi dijitalleştirebilirsiniz. 

Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS) – BIZdocs®, kurumlara maliyet tasarrufu ve iş akışı iyileştirme için birçok önemli fayda sağlar.

KEP sağlayıcıları ile tam entegre biçimde KEP alma ve gönderme işlemlerini EBYS içerisinden yapabilirsiniz.

Ulusal Tebligat Sistemi’nin (UETS) entegrasyonu ile tebligat işlemlerini EBYS içerisinden yapabilirsiniz.

  • Bilgi ve Belge Güvenliği: Bilgi ve Belgelerin erişim ve erişilmezlik güvenliğini sağlar. 6698 Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında kurumların evraklarının dijital ortamda yasal olarak yönetilebilme imkanı sunar.
  • Çoklu İletişim&Çoklu İmzalama: Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla gönderimini gerçekleştirebilirsiniz. Birden çok belgeyi seçerek tek bir işlemde imzalayabilirsiniz.
  • İş Süreçlerinin İyileştirilmesi: İş akışının tanımlı olması sayesinde belgelerin kişilere zamanında ve doğru olarak ulaşmasını sağlar. Kurum içi, kurumlar arası yazışmaların yapılmasına, evrak alıp gönderilmesine 7 gün 24 saat olanak sağlar. Belgelerinizin imzalanmasını, paraflama gibi işlemlerini 5070 sayılı Elektronik İmza kanununda belirlenen kriterler çerçevesinde nitelikli e-imza ile gerçekleştirebilirsiniz.
  • Kurumsal Hafızanın Yönetilmesi: Kurumların geçmişlerine ait tüm bilgi, belge ve süreçler, kurumsal gelecek planlarını oluştururken başvurdukları en önemli kaynaklardır. Bu kaynakların tümü kurumsal hafızayı oluşturur. Belgelerin dijital ortama aktarılması sayesinde gereksiz evrakların saklanması, evrakların yıpranmasının önüne geçilecektir. Kullanıcı dostu bir uygulama olması nedeni ile çalışanın hızlı ve kolay adaptasyon olmasını sağlar.
  • Maliyet Azaltma ve Dijital Arşiv Yönetimi: Kurumların günlük olarak kullandıkları dökümanların yönetimi ve arşivlenmesi yasal kayıt tutma gereklilikleri göz önüne alındığında, giderek yükselen maliyetlerin oluşmasına neden olur. Dijital ortama taşınan ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi- BIZdocs® içerisinde yönetilen dokümanlar kurumlara maliyetlerini azaltma açısından avantaj sağlar. Belgelerin işlemleri bittiğinde arşive gönderilebilir ve gelişmiş yetkilendirme, arama özellikleri ile belgelere daha sonra ulaşabilirsiniz.
  • Performans Ölçümleme: İşlem yapılan ve bekleyen evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirebilirsiniz.
  • Zaman Yönetimi: Kurumların bulunduğu sektöre göre piyasa şartlarına ayak uydurabilmesi için büyük öneme sahiptir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi -

  •  

  • BIZdocs® sayesinde

  • Kurum dışına yazışmalar KEP üzerinden anında online olarak gönderilebilir. Evrakların tesliminde süre riski ortadan kalkar, kargo ve personelden tasarruf edilir.

  • Kağıtsız kuruma geçiş sağlanabilir. Böylece HIMMS 7 /EMRAM 7, ISO 9001 : 2000  gibi kalite belgelerin alınması kolaylaşır.

  • Belgelerin imzalanması için bilgisayar başında olmak gerekmez. Mobil arayüz/mobil imza sayesinde okunması/imzalanması gereken  belgelere her yerden erişip işlem yapılabilir

  • Geriye yönelik tüm evraklara ,arşive gitme ihtiyacı olmadan , sistem üzerinden anında ulaşılabilir.

  • Satın Alma, İzin talepleri gibi süreçler sistem üzerinden başlatılıp takip edilebilir.

  • Tıbbi/Fiziki Arşiv kayıtllarının ,elektronik imzalanan kısmının , kağıt olarak saklanmasına gerek kalmaz. Fiziki Arşivin büyümesinin önüne geçilir.